Was wir unter Workforce Management verstehen.

Was wir unter Workforce Management verstehen.
  

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Die Pflege- und Krankenhausbranche steht vor einer Vielzahl von Herausforderungen, die sich auf die Qualität der Versorgung, die steigenden Kosten und die Herausforderungen im Umgang mit dem demografischen Wandel und steigenden Patientenzahlen auswirken. Dabei ist mit der psychischen und physischen Belastung der Pflegekräfte, der zunehmenden Komplexität von Krankheitsbildern und Therapien, sowie der Notwendigkeit, menschenwürdige und individuelle Betreuung sicherzustellen nur ein paar der besonderen Schwierigkeiten genannt. Mit bisherigen Lösungsstrategien die mehr Ressourcen einsetzen, um zum Beispiel die Bettenanzahl zu erhöhen, stößt das System allerdings an seine Grenzen, denn die größte Herausforderung ist wahrscheinlich der Mangel an Fachkräften. Insgesamt erfordern diese Herausforderungen eine sorgfältige Planung, effektives Management und innovative Lösungsansätze, um mit den stetigen Entwicklungen und Herausforderungen schritt zu halten und ein gesundes Arbeitsumfeld für die Fachkräfte zu gewährleisten.

Diese Strategie ist vor allem in Callcentern wichtig, wo sie in den 1980er Jahren zum ersten Mal zum Einsatz kam, aber sie gewinnt heute in verschiedenen Branchen aufgrund der digitalen Transformation und der Notwendigkeit flexiblerer Arbeitsformen wie der Telearbeit zunehmend an Bedeutung.

Der Prozess des Workforce Management umfasst eine sorgfältige Planung, Analyse und effektive Verwaltung der Mitarbeiter auf der Grundlage der spezifischen Arbeitsprozesse innerhalb eines Unternehmens. Durch die Anpassung des Personalbestands an den Bedarf und die angemessene Zuweisung von passenden Aufgaben können Unternehmen sicherstellen, dass sie zu jedem Zeitpunkt über die richtige Anzahl von Mitarbeitern mit den erforderlichen Fähigkeiten verfügen. Auf diese Weise lassen sich Probleme wie Unterauslastung oder Überlastung der Mitarbeiter vermeiden, was zu einer höheren Produktivität und Kundenzufriedenheit führt.

Im Zuge der Anpassung der Unternehmen an die sich verändernde Arbeitsplatzdynamik ist das Management der Arbeitsbelastung zu einer wichtigen Aufgabe für die Personalabteilungen geworden. Fernarbeitsregelungen, flexible Arbeitszeiten und funktionsübergreifende Teams verändern die traditionellen Vorstellungen von der Organisation der Belegschaft. Durch die Implementierung effektiver Workforce-Management-Strategien können Personalverantwortliche diese Veränderungen erfolgreich bewältigen und gleichzeitig sicherstellen, dass die Mitarbeiter produktiv und engagiert sind.

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Die Ziele und Kernelemente von Workforce Management

Ziel des Workforce Managements ist es, die verfügbaren Personalressourcen effizient zu nutzen und sie an die sich ändernde Nachfrage anzupassen. Dazu gehört die Koordinierung von Arbeitsbelastung und Kapazität, um sicherzustellen, dass am vorgesehenen Ort und zur vorgesehenen Zeit die optimale Anzahl qualifizierter Mitarbeiter anwesend ist, die in der Lage sind, um die zugewiesenen Aufgaben mit den zur Verfügung gestellten Ressourcen effektiv auszuführen.

Ist Personaleinsatzplanung das gleiche wie Workforce Management?

Workforce Management und Personalplanung sind nicht dasselbe, aber sie sind eng miteinander verbunden. Bei der Personalplanung geht es darum, die Anzahl und Art der Mitarbeiter zu bestimmen, die ein Unternehmen benötigt, um seine Ziele zu erreichen. Dazu gehört die Analyse des aktuellen Personalbestands, die Prognose des künftigen Personalbedarfs und die Ermittlung von Qualifikationslücken oder -defiziten, die behoben werden müssen, damit zukünftiger Personalbestand und zukünftiger Personalbedarf zusammen passen. Anhand dieser Informationen werden dann Strategien für die Anwerbung, Einstellung, Schulung und Bindung von Mitarbeitern entwickelt. Quantitative Personaleinsatzplanung ist der Prozess der Zuordnung der richtigen Anzahl von Mitarbeitern zu verschiedenen Aufgaben und Schichten innerhalb einer Organisation. Es geht darum, den Bedarf an Personalressourcen zu prognostizieren und einen Plan zu entwickeln, um diesen Bedarf effizient zu decken. Qualitative Personaleinsatzplanung ist das Management der Fähigkeiten der Mitarbeiter entsprechend der bestehenden betrieblichen Aufgaben und Anforderungen.

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Bei Swisio verfolgen wir den Ansatz: Mitarbeiterzufriedenheit durch Selbstplanung.

 Mit Selbstplanung räumen wir den Mitarbeitern Autonomie und Flexibilität bei der Planung ihrer eigenen Arbeit und ihrer Aufgaben ein. Dieser Ansatz erkennt an, dass jeder Mitarbeiter einzigartige Stärken, Vorlieben und Arbeitsstile hat, und befähigt ihn, Verantwortung für seine Arbeit zu übernehmen. An traditionellen Arbeitsplätzen haben die Mitarbeiter oft wenig Kontrolle über ihren Zeitplan und werden von ihren Vorgesetzten mit Aufgaben betraut. Dieser Mangel an Autonomie kann zu Desengagement und geringerer Produktivität führen. Bei der Selbstplanung haben die Mitarbeiter jedoch die Freiheit, ihre eigenen Schichten und Aufgaben auf der Grundlage ihrer Präferenzen und ihrer Verfügbarkeit zu wählen. So haben die Mitarbeiter Raum um ihr Arbeits- und Privatleben besser zu vereinbaren. Ihr Unternehmen hat dadurch nicht nur mehr zufriedene Mitarbeiter sondern erfahrungsgemäß auch einen effizienteren Planungsablauf, da die Planer nach der Selbstplanung oft nur noch 10-15% der ungelösten Dienste selbst planen müssen.

Workforce Management ist ein weiter gefasster Begriff, der sowohl die Personalplanung als auch andere Aktivitäten umfasst, die darauf abzielen, den Einsatz der Human Resources innerhalb einer Organisation zu optimieren. Im Nachfolgenden sind weitere wichtige Komponenten des Workforce Managements aufgelistet.

Qualifikationsmanagement

Unter Qualifikationsmanagement versteht man den Prozess der Ermittlung, Entwicklung und Nutzung der Fähigkeiten der Mitarbeiter innerhalb eines Unternehmens. Dazu gehören die Bewertung der aktuellen Fähigkeiten der Mitarbeiter, die Ermittlung von Qualifikationslücken, die Bereitstellung von Schulungs- oder Entwicklungsmöglichkeiten, um diese Lücken zu schließen, und die Abstimmung der Mitarbeiterfähigkeiten auf die Unternehmensziele. Durch eine effektive Verwaltung der Mitarbeiterfähigkeiten können Unternehmen sicherstellen, dass sie über die richtigen Talente verfügen, um ihre geschäftlichen Anforderungen zu erfüllen.

Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -vorschriften

Das Personalmanagement umfasst auch die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -vorschriften in Bezug auf Arbeitsplanung, Arbeitszeiten, Pausen, Überstundenausgleich und andere damit zusammenhängende Angelegenheiten. Um die Vorschriften einzuhalten, benötigen Unternehmen Systeme zur Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter und zur Gewährleistung der Einhaltung der Arbeitsgesetze.

Bei Swisio werden jedem Mitarbeiter Qualifikationsmerkmale zugeordnet werden und bei der Personaleinsatzplanung entsprechend der Dienstanforderung abgefragt. Dadurch wird der wiederkehrende Arbeitsaufwand für das Management zu reduziert und so können auch Verstöße gegen allgemeingültige Verordnungen und Gesetze wie zum Beispiel die Pflegepersonaluntergrenzen im Krankenhaus (PPUGV)verhindert werden.

Personalsteuerung

Dieser Aspekt des Workforce Management (WFM) konzentriert sich auf die Reaktion auf plötzliche Änderungen des Personalbedarfs und ist ein entscheidender Schritt im Planungsprozess. Die erweiterte Datentransparenz, die moderne Workforce-Management-Software bietet, ermöglicht es, täglich auf Schwankungen zu reagieren und eine effiziente Personalplanung zu gewährleisten. Fällt beispielsweise ein Mitarbeiter plötzlich aus, kann sich der Planer in Swisio alle Mitarbeiter anzeigen lassen die entsprechend ihrer Qualifikationen als Ersatz eignen würden. An diese Gruppe kann dann eine Anfrage per App als Push-Nachricht verschickt werden, um schnellstmöglich Ersatz zu finden. Wenn es von der Unternehmensführung gewünscht ist, können sich Mitarbeiter in Swisio sogar selbst darum kümmern Ausfälle zu vermeiden und Ersatz zu organisieren, indem sie sich untereinander Tauschanfragen schicken. Dadurch lösen lassen sich Personalsteuerungsprobleme noch effizienter lösen und der Arbeitsaufwand der Planer reduziert sich noch weiter.

Arbeitszeiterfassung

Ein wichtiger Aspekt einer effektiven Planung ist die klare Sichtbarkeit aller Arbeitszeitdaten. In modernen Zeitwirtschaftssystemen wie Swisio sorgt die Arbeitszeiterfassung dafür, dass alle Zeitkonten aktuell gehalten werden. In Swisio sind diese Daten zusammen mit den Informationen aus dem Abwesenheitsmanagement für die Schichtplanung in Echtzeit zugänglich. Da Swisio als Software as a Service (SaaS) über die Cloud betrieben wird, ist der Zugang nicht nur vom stationären PC sondern auch unterwegs von Laptops und mobilen Geräten wie von Smartphone oder Tablets möglich. Diese Flexibilität wird heute vor allem von jüngeren Mitarbeitenden vorausgesetzt und kann ein wichtiges Argument beim Kampf um Nachwuchstalente sein.

  

Workforce Management in drei beispielhaften Branchen

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WFM in der Industrie

WFM in der Industrie

In der Industrie ermöglichen Workforce Managements eine genauere Planung und Steuerung der Arbeitskräfte und der Tagesabläufe, was zu einer besseren Auslastung der Kapazitäten und einer effizienteren Produktion führt. Durch die genaue Erfassung von Arbeitszeiten und Leistungen können Unternehmen Kosten sparen, die Produktivität steigern und anhand von Berichten zukünftige Personalbedarfe frühzeitig identifizieren. Zudem gelten in dieser Branche oftmals Tarifverträge die mit Workforce Management Software Swisio abgebildet werden können, wodurch Verstöße vermieden werden können.

WFM im Krankenhaus und in der Pflege

WFM im Krankenhaus und in der Pflege

Der Bereich Krankenhaus und Pflege profitiert besonders von Workforce Management Systemen, da diese dazu beitragen können, den Arbeitsablauf effizienter zu gestalten, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu reduzieren und die Patientenversorgung zu verbessern. Mit Hilfe des Systems können die Dienstpläne optimal auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter und die Anforderungen der Patienten abgestimmt werden, was zu einer besseren Arbeitszufriedenheit und einer höheren Qualität der Versorgung führt. Außerdem wird die ausreichende Besetzung von Diensten im Krankenhaus teilweise per Gesetz (PPUGV) vorgeschrieben, um die Grundversorgung der Patienten sicherzustellen. Letztendlich hilft ein gut funktionierendes Workforce Management im Krankenhaus nicht nur dabei die Wirtschaftlichkeit und die Zufriedenheit der Mitarbeiter, sondern auch die Gesundheit der Patienten zu sichern.

WFM in Kunst, Musik oder Theater

WFM in Kunst, Musik oder Theater

In einigen Branchen ist Workforce Management möglicherweise nicht so entscheidend. In Bereichen mit Fokus auf künstlerischen Kreationen und Schöpfungen wie beispielsweise Kunst, Musik, oder Theater, ist die Kreativität und Talent der Mitarbeiter oft wichtiger als die effiziente Arbeitszeitplanung. Künstler, Musiker und Schauspieler arbeiten oft auf freiberuflicher Basis oder mit unregelmäßigen Arbeitszeiten, die nicht immer in ein standardisiertes Workforce Management-System passen. Die Natur ihrer Arbeit erfordert oft Flexibilität und Spontaneität, was in traditionellen Workforce Management-Modellen schwer zu integrieren ist. Die Priorität liegt hier nicht unbedingt auf der Optimierung von Arbeitszeiten und Produktivität. Stattdessen setzen diese Branchen oft auf kreative Freiheit und individuelle Arbeitsweisen, um innovative und einzigartige Ergebnisse zu erzielen. Daher ist Workforce Management in diesen Branchen womöglich nicht so entscheidend wie in anderen, da die Natur der Arbeit und die Prioritäten der Mitarbeiter sich von denen in anderen Branchen unterscheiden.

  

Ist eine Workforce-Management-Lösung für mein Unternehmen geeignet?

Die Entscheidung, ob Workforce Management für ein Unternehmen geeignet ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Workforce Management hilft Unternehmen jeder Größe, Effektivität, Effizienz und Produktivität zu steigern. Es hilft auch bei der Verbesserung des Servicelevels, der Produktqualität und der Anpassung an Marktveränderungen. Start-ups, mittelständische Unternehmen und große Konzerne können alle von Workforce-Management-Software profitieren.

 

Für wen hat Swisio die beste Lösung?

Unsere Dienstleistungen richten sich sowohl an mittelständische Unternehmen als auch an Großkonzerne. Aufgrund unserer Erfahrung im Krankenhaus- und Pflegesektor bieten wir spezialisierte und professionelle Lösungen speziell für den Gesundheitssektor. Durch grundlegende Schnittstellenoffenheit und die Einhaltung des deutschen Tarifwerks sind wir in der Lage unsere Lösung nahtlos mit bestehenden Strukturen unserer Kunden zu integrieren. Optimieren Sie Ihr Workforce Management und befähigen Sie Ihre Mitarbeiter mit Swisio, um gemeinsam die Effizienz, Flexibilität und Zufriedenheit in Ihrem Unternehmen zu steigern.

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