Datenschutzerklärung

Swisio freut sich über Ihren Besuch auf dieser Website sowie über Ihr Interesse an unserem Unternehmen und unseren Produkten.

Wir finden es sehr wichtig, dass Ihre Daten korrekt behandelt werden. Deshalb tun wir viel dafür, dass Ihre Daten bei uns sicher sind. Und deshalb werden wir Ihre Daten ordnungsgemäß behandeln.

Mit dieser Datenschutzerklärung wollen wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten informieren.

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

Swisio GmbH
Hammer Straße 39
48153 Münster
E: info@swisio.de
T: +49 (0)251 – 596 889 85

Datenschutzbeauftragter des Verantwortlichen ist:

Arjen Dijkstra c/o Swisio GmbH
Hammer Straße 39
48153 Münster
E: datenschutz@swisio.de

Wir haben versucht, unsere Datenschutzerklärung einfach und klar zu halten. Haben Sie trotzdem Fragen? Bitte wenden Sie sich per E-mail an unserer Datenschutzbeauftragten.

Wie gehen wir mit Informationen um, die Sie uns zur Verfügung stellen?

Dies betrifft Informationen, die Sie uns z.B. im persönlichen Kontakt, in Telefongesprächen, in E-Mails oder über unsere Web-Formulare zur Verfügung stellen.

Daten	Zweck	Grundlage
Vor- und Nachname, Geschlecht	Um Sie korrekt ansprechen zu können	Einwilligung; Legitimes Interesse
Unternehmensname, Abteilung, Funktion/Rolle in der Organisation	Um zu beurteilen, ob unsere Informationen, Produkte, Dienstleistungen oder Veranstaltungen für Sie relevant sein könnten	Einwilligung; Legitimes Interesse
Telefonnummer, E-Mailadresse	Um in Kontakt zu bleiben	Einwilligung; Legitimes Interesse
Kontakt (Zeitpunkt und Inhalt)	Um Ihre Interessen und Vorlieben kennenzulernen, damit wir Sie mit für Sie relevanten Informationen ansprechen können; Um auf einem früheren Kontakt aufbauen zu können; Um sicherzustellen, dass Sie uns nicht jedes Mal dasselbe sagen müssen.	Einwilligung; Legitimes Interesse
Evaluierung	Um unsere Produkte und Dienstleistungen zu verbessern	Einwilligung

Wie gehen wir mit Informationen um, die wir möglicherweise automatisch durch Ihre Nutzung unserer Website oder das Lesen unserer E-Mails erhalten?

Daten	Zweck	Grundlage
Klick-Verhalten	Statistik; Website, Werbung und Dienstleistungen verbessern; Werbekampagnen messen	Einwilligung; Legitimes Interesse
IP-Adressen	Sicherheitszwecke	Einwilligung; Legitimes Interesse

Wie gehen wir mit Informationen über Sie um, die wir aus anderen Quellen erhalten?

Manchmal verarbeiten wir auch Informationen, die wir nicht direkt von Ihnen erhalten. Beispielsweise kann Ihr Kollege Informationen über Sie bereitstellen, oder wir können Informationen über Sie in öffentlichen Quellen lesen. Wir verarbeiten diese Informationen nur, wenn ein legitimes Interesse daran besteht. Wir wägen auch die Bearbeitung gegen Ihr Interesse ab.

Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?

Wir bewahren die Daten nicht länger auf, als es für den Zweck, für den wir sie sammeln, erforderlich ist.

Was ist mit unserer Website und Cookies?

Unsere Website verwendet Cookies. Ein Cookie ist eine kleine Datei, die von Ihrem Browser auf Ihrem Computer gespeichert wird. Wir verwenden Cookies, um einige der Funktionen unserer Website zu ermöglichen, für Werbung und zum Sammeln von Statistiken zur Verbesserung unserer Website.

Wenn Sie unsere Website zum ersten Mal besuchen, werden Sie um Erlaubnis gebeten, Cookies zu platzieren. Wir verwenden Cookies nur, wenn Sie uns vorher Ihre Zustimmung geben. Die Überprüfung Ihrer Cookie-Einstellungen ist jederzeit unten auf Ihrem Bildschirm möglich.

Sie können die Platzierung aller Cookies über Ihren Browser deaktivieren. Bitte beachten Sie jedoch, dass einige Dinge auf unserer Website dann möglicherweise nicht so gut funktionieren.

Google Analytics

Wenn Sie Ihre Zustimmung geben, verwendet unsere Website Cookies von Google Analytics. Auf diese Weise können wir verfolgen, wie Sie unsere Website nutzen, so dass wir feststellen können, was funktioniert und was wir verbessern können. Wir haben eine Verarbeitungsvereinbarung mit Google. Dieser enthält Vereinbarungen darüber, was Google im Auge behalten darf. Wir lassen Google die gesammelten Daten anonymisieren. Wir bewahren die Daten auf Benutzerebene 26 Monate lang auf. Dies ermöglicht uns einen Vergleich der Trends der letzten 2 Jahre. Lesen Sie auch die Datenschutzbestimmungen von Google.

Wenn Sie Ihre Zustimmung geben, verwendet unsere Website Cookies von LinkedIn. Dies erlaubt uns: die Konversionen von Personen zu messen, die auf LinkedIn-Anzeigen klicken; allgemeine Erkenntnisse über die Besucher unserer Website zu erhalten; Besuchern unserer Website Anzeigen auf LinkedIn oder anderen Websites zu zeigen. Auf Ihrer LinkedIn-Einstellungen & Datenschutz-Seite können Sie angeben, ob Sie dies nicht wünschen und wie LinkedIn mit Ihren Informationen umgehen soll. Lesen Sie auch die Datenschutzerklärung von LinkedIn.

Hubspot

Wir nutzen für unsere Online Marketing-Aktivitäten das HubSpot CRM (nachstehend „HubSpot“ genannt). Hubspot ist eine integrierte Software-Lösung, mit der wir verschiedene Aspekte unseres Online Marketings abdecken. Dazu gehört unter anderem:

E-Mailings (bspw. zur Bereitstellung von Downloads),
Reporting (z.B. Traffic-Quellen, Zugriffe etc.),
Kontaktmanagement (z.B. Nutzersegmentierung & CRM),
Content Management (Website und Blog, Landingpages).

HubSpot ist ein Software-Unternehmen mit Hauptsitz in den USA (HubSpot Inc., 25 First Street, 2nd Floor, Cambridge, MA 02141 USA) mit diversen Niederlassungen in Europa.

HubSpot, Inc. beteiligte sich am EU-US Privacy-Shield-Abkommen und war für deren Einhaltung zertifiziert. Nachdem der EuGH das Privacy-Shield-Abkommen für ungültig erklärt hat, kann dies nicht mehr als Garantie für die Einhaltung herangezogen werden. Es wurden die Standardvertragsklauseln in der gültigen Version abgeschlossen.

Da wir Kunde von HubSpot mit Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum („EWR“) sind, ist HubSpot Ireland Limited für uns der Verantwortliche bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Kontakt: HubSpot Ireland Limited, HubSpot House, One Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Ireland, +353 1 5187500.

Hubspot CRM – Customer Relationship Management

Wir erfassen die uns von Ihnen im Rahmen von vorvertraglichen und vertraglichen Kontakten erhobenen Daten in HubSpot um:

ein Firmenregister zu führen,
interne Aufgaben zu organisieren,
den allgemeinen Kundenservice (Anfragen, Rückrufe etc.) zu organisieren,
interne Abläufe zu optimieren und zu kontrollieren (z.B. Reporting etc.)
unser Inbound-Marketing zu organisieren, zu kontrollieren und zu optimieren.

Wir erheben diese Daten, weil dies zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage erfolgen, im Sinne des Art. 6 Abs.1 b) DSGVO, erforderlich ist oder weil die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, Art. 6 Abs.1 c) DSGVO erforderlich ist und Swisio als Verantwortlicher dieser Verpflichtung unterliegt.

Zudem erheben und nutzen wir diese Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses im Sinne von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO, um mit unseren Kunden und Interessenten, wenn gewünscht, in Kontakt zu treten, um zu ermitteln, welche Leistungen unseres Unternehmens für unsere Kunden und Interessenten interessant sind und zur individualisierten werbenden Ansprache, soweit diese rechtlich zulässig ist.

Lesen Sie auch die Datenschutzerklärung von Hubspot.

Was ist mit E-Mail-Newslettern?

Sie können unsere E-Mail-Newsletter abonnieren. Sie enthalten Neuigkeiten, Tipps und Informationen über unsere Produkte und Dienstleistungen. Ihre E-Mail-Adresse wird nur mit Ihrer Zustimmung in die Liste der Abonnenten aufgenommen. Sie können Ihr Abonnement jederzeit kündigen. Jeder E-Mail-Newsletter enthält einen Link zum Abbestellen des Abonnements. Diese Daten werden für maximal drei Monate nach Ihrer Abmeldung aufbewahrt.

Wir führen Statistiken über die E-Mail-Newsletter, die wir über unser E-Mail-Programm versenden. Zum Beispiel, ob eine E-Mail eintrifft und ob sie geöffnet wurde. Wir tun dies, um unsere E-Mail-Newsletter zu verbessern. Wir können die E-Mail-Statistik nicht auf Einzelpersonen zurückführen.

Wie sieht es mit kommerziellen Kontakten aus?

Wir möchten Sie von Zeit zu Zeit kontaktieren, um herauszufinden, ob Ihre Institution oder Ihr Unternehmen an unseren Produkten und Dienstleistungen interessiert ist.

Wir können das tun:

per E-Mail
über soziale Medien
am Telefon

Sie können dem kommerziellen Kontakt jederzeit widersprechen. Sie können dies angeben, wenn Sie eine E-Mail erhalten oder angerufen werden. Sie können uns blockieren oder die Abmeldeoption verwenden.

Was ist mit persönlichen Daten und Swisio?

Im Rahmen des Swisio-Dienstes verarbeiten wir personenbezogene Daten. Nach dem Gesetz sind wir „Verarbeiter“ und unser Kunde (Arbeitgeber) ist „Verantwortlicher“. Vereinbarungen zwischen der verantwortlichen Partei und dem Verarbeiter über die Verarbeitung personenbezogener Daten werden in einer Verarbeitungsvereinbarung festgelegt.

Haben Sie eine Frage zu Ihren persönlichen Daten innerhalb von Swisio? Stellen Sie Ihre Frage an den „verantwortlichen“ Arbeitgeber. In der Regel kann diese Anfrage an die HRM-Abteilung oder einen Datenschutzbeauftragten gerichtet werden. Als „Bearbeiter“ stellen wir Ihnen keine Informationen direkt zur Verfügung.

Bereitstellung für andere Unternehmen oder Institutionen

Manchmal beauftragen wir andere Unternehmen oder Institutionen mit unseren Dienstleistungen (z.B. ein Datenzentrum für das Hosting, eine Marketingagentur für Werbung oder Google für Webstatistiken). Wir haben strenge Vereinbarungen mit den von uns beauftragten Parteien, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten nur für unseren Auftrag zulässig ist und dass diese Parteien die Daten nicht für andere Zwecke verwenden dürfen.

Wir geben personenbezogene Daten nicht zur Nutzung durch andere Personen oder Institutionen weiter, es sei denn, dass Sie Ihre eindeutige Einwilligung dazu erteilt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z.B. wenn die Polizei bei einem Verdacht auf eine Straftat dies von uns verlangt).

Einige Unternehmen haben ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union. Wir haben strenge Vereinbarungen mit ihnen, und sie müssen sich an das Europäische Datenschutzgesetz halten.

Sicherheitsmaßnahmen

Wir denken, Sie sollten darauf vertrauen können, dass Ihre Daten bei uns sicher sind. Datensicherheit ist daher unsere oberste Priorität.

Einige Beispiele für Maßnahmen, die wir ergriffen haben:

Nur Mitarbeiter, für die der Zugang zu Ihren persönlichen Daten für ihre Arbeit erforderlich ist, können auf Ihre persönlichen Daten zugreifen. Andere Mitarbeiter haben keinen Zugang.
Mitarbeiter haben nur mit einem persönlichen Benutzernamen und Passwort Zugang zu persönlichen Daten aus dem Swisio-Netzwerk.
Passwörter werden auf sichere Weise übermittelt.
Es wird aktiv nach Sicherheitslücken gesucht, und es werden regelmäßig Sicherheitstests durchgeführt („Pen-Tests“).
Jährliche Prüfungen durch eine unabhängige Partei gewährleisten die Einhaltung der Zertifizierungen.
Wir haben einen laufenden Prozess der weiteren Verschärfung der Informationssicherheit.
Physikalische Maßnahmen wie z.B. Schlösser zum Schutz von Orten, an denen persönliche Daten gespeichert sind.
Gesicherte Verbindungen (Secure Sockets Layer oder SSL), die alle Informationen zwischen Ihnen und unserer Website schützen, wenn Sie persönliche Daten eingeben.

Haben Sie eine Frage zu Ihren persönlichen Daten?

Haben Sie eine Frage oder möchten Sie wissen, welche persönlichen Informationen wir über Sie haben? Bitte kontaktieren Sie uns. Sie haben die folgenden Rechte:

Einblick, welche persönlichen Daten wir haben und was wir mit ihnen machen
Zugang zu den genauen persönlichen Informationen, die wir über Sie haben
Korrigieren von Fehlern
Entfernung veralteter persönlicher Daten
Rücknahme der Zustimmung
Einspruch gegen eine bestimmte Verwendung

Selbstverständlich werden wir Sie nicht über die persönlichen Daten anderer Personen informieren. Bitte stellen Sie daher sicher, dass Sie bei Ihrer Anfrage klar angeben, wer Sie sind, damit wir sicher sein können, dass Sie der sind, für den Sie sich ausgeben.

Beschwerden

Glauben Sie, dass wir Ihnen nicht auf die richtige Art und Weise helfen, wenn es um Ihre Privatsphäre geht? Dann lassen Sie es uns wissen, und wir werden versuchen, gemeinsam eine Lösung zu finden. Können wir das nicht gemeinsam lösen? Sie haben auch das Recht, sich bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Änderungen an unserer Datenschutzerklärung

Wenn sich etwas an der Art und Weise ändert, wie wir persönliche Daten verarbeiten, müssen wir natürlich auch diese Datenschutzerklärung ändern. Wir veröffentlichen unsere Datenschutzerklärung auf unserer Website. Bitte überprüfen Sie regelmäßig, ob sich das Datum dieser Datenschutzerklärung geändert hat.

Unsere Kontaktdaten

Swisio GmbH
Hammer Straße 39
48153 Münster
E: info@swisio.de
T: +49 (0)251 – 596 889 85

Diese Version der Swisio-Datenschutzerklärung gilt ab 20. Juni 2023.