Die Pflege- und Krankenhausbranche steht vor einer Vielzahl von Herausforderungen, die sich auf die Qualität der Versorgung, die steigenden Kosten und die Herausforderungen im Umgang mit dem demografischen Wandel und steigenden Patientenzahlen auswirken. Dabei ist mit der psychischen und physischen Belastung der Pflegekräfte, der zunehmenden Komplexität von Krankheitsbildern und Therapien, sowie der Notwendigkeit, menschenwürdige und individuelle Betreuung sicherzustellen nur ein paar der besonderen Schwierigkeiten genannt. Mit bisherigen Lösungsstrategien die mehr Ressourcen einsetzen, um zum Beispiel die Bettenanzahl zu erhöhen, stößt das System allerdings an seine Grenzen, denn die größte Herausforderung ist wahrscheinlich der Mangel an Fachkräften. Insgesamt erfordern diese Herausforderungen eine sorgfältige Planung, effektives Management und innovative Lösungsansätze, um mit den stetigen Entwicklungen und Herausforderungen schritt zu halten und ein gesundes Arbeitsumfeld für die Fachkräfte zu gewährleisten.
Fachkräftemangel
Der Fachkräftemangel im Gesundheitswesen, insbesondere in Krankenhäusern, hat weitreichende Auswirkungen auf die Dienstplanung und Personalverwaltung. Die spezifischen Anforderungen an das Personal, wie beispielsweise die Notwendigkeit einer kontinuierlichen Besetzung rund um die Uhr, stellen große Herausforderungen dar. Der Mangel an qualifiziertem Personal führt zu Überlastung der verbleibenden Mitarbeiter, längeren Wartezeiten für die Patienten und einer erhöhten Belastung des vorhandenen Personals.
Die Herausforderungen, die sich aus dem Mangel an qualifiziertem Personal ergeben, umfassen die Schwierigkeit, alle Schichten zu besetzen, einen hohen Krankenstand und fehlende Kapazitäten, um auf unvorhergesehene Situationen zu reagieren. Erfolgreich umgesetzte Strategien zur Fachkräftesicherung, die auch die Dienstplanung beeinflussen, beinhalten die Förderung von Mitarbeiterbindung, die Implementierung flexibler Arbeitszeitmodelle, die gezielte Rekrutierung von Fachkräften und der Einsatz von Zeitarbeitskräften.
Durch den demografischen Wandel und die Zunahme von Multimorbidität bei älteren Patienten, müssen Pflegekräfte immer mehr Arbeit in immer kürzerer Zeit leisten. Dadurch leidet die Qualität der Versorgung und das Personal ist ständig unter Druck. Des Weiteren wird der Pflegebereich oft schlecht entlohnt, wenig wertgeschätzt und die Arbeitsbedingungen sind oft schlecht. Traditionelle Arbeitsmethoden bei denen Mitarbeitende außen vorgelassen werden und ineffiziente Kommunikationssysteme verschlimmern das Problem der hohen Arbeitsbelastung und reduzieren die Arbeitszufriedenheit der Pflegekräfte weiter. Dies führt dazu, dass viele motivierte Pflegekräfte selbst krank werden oder den Beruf frühzeitig verlassen, obwohl sie eigentlich eine große Leidenschaft für ihren Beruf haben.
Bürokratie statt Effizienz und Transparenz
Um die Planung in einem Krankenhaus oder einer Pflegeeinrichtung effizienter zu gestalten, muss Bürokratie reduziert werden. Entscheidungen müssen schneller getroffen werden können, daher sollte die Entscheidungsfindung einfach gemacht werden. Dies könnte beispielsweise durch die Einführung von klaren Prozessen und Verantwortlichkeiten geschehen, um zu vermeiden, dass Entscheidungen in zu vielen Hierarchieebenen hängenbleiben. Des Weiteren sollten nur so viele Personen wie nötig in die Planung involviert werden, um die Effizienz zu steigern. Durch eine klare Definition von Verantwortlichkeiten und einen effektiven Kommunikationsfluss können unnötige Abstimmungsschleifen vermieden werden.
Dabei kann die Einführung von digitalen Planungstools und -systemen helfen. Wenn dort die Verantwortlichkeiten festgeschrieben werden kann viel Zeit gespart werden und Prozesse, wie Genehmigungsvorgänge und Prüfungen, können automatisiert werden. Um unnötige Verzögerungen und Missverständnisse zu vermieden, hilft es auch, wenn alle relevanten Informationen für die jeweiligen Mitarbeiter aktuell und leicht zugänglich an einem Ort gesammelt zur Verfügung stehen. Dies trägt dazu bei, dass sowohl Mitarbeiter als auch Planer effektiv zusammenarbeiten können, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Auf viele veraltete Planungssysteme kann nur vom Dienstort zugegriffen werden. Als Reaktion auf besondere Situationen wie krankheitsbedingte Fehlzeiten kann dann oft nur noch zum Telefonhörer gegriffen werden um potentiellen Ersatz zu finden. Ein System auf das mobil von unterwegs oder von zuhause zugegriffen werden kann, bieten Flexibilität und die Chance, so eine Situation gemeinsam schnellstmöglich zu lösen.
Wir zeigen Ihnen gerne wie Dienstplanung mit Swisio vereinfacht werden kann!
Bei Swisio gehen wir einen Schritt weiter. Wir bieten mit unserer Lösung ein Konzept, bei dem die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Schichten nach ihren Wünschen zu planen. Dies bedeutet, dass sie ihre Arbeitszeiten so festlegen können, dass es sowohl für sie als auch für das gesamte Team und das Unternehmen passt. Dieser flexible Ansatz ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre persönlichen Bedürfnisse in Einklang mit den betrieblichen Anforderungen zu bringen. Indem sie ihre Schichten selbst planen, können sie beispielsweise ihre Vorlieben und Verpflichtungen außerhalb der Arbeit berücksichtigen und gleichzeitig sicherstellen, dass alle erforderlichen Schichten abgedeckt sind.
Mehr Work-Life Balance und Zufriedenheit durch aktive Mitarbeiterbeteiligung
Die Möglichkeit, den Dienstplan nach Wunsch zu gestalten, schafft zufriedenere und motiviertere Mitarbeiter, da sie mehr Kontrolle über ihre Arbeitszeiten haben. Darüber hinaus profitiert das Unternehmen von einer besseren Planung, da die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten an ihre individuellen Stärken und Vorlieben anpassen können und Planer entlastet werden.
Die aktive Beteiligung des Personals – insbesondere selbständige Dienstplanung – kann wesentlich zur Verbesserung der Work-Life-Balance und Zufriedenheit beitragen, da die Mitarbeiter in der Lage sind, ihre Arbeit die Vereinbarkeit von Beruf und Familie herzustellen. Mitarbeiter möchten gehört und in Entscheidungen einbezogen werden. Wenn sie an der Planung beteiligt werden und mit dem Dienstplan einverstanden sind, werden die Zusagen der Mitarbeiter viel verbindlicher und die Pläne werden stabiler, da selbstgeplante Dienste seltener abgesagt werden. Das wiederum ist auch im Interesse der Mitarbeiter, die sich so darauf verlassen können, dass in den Zeiten in denen sie sich frei gewünscht haben auch wirklich frei ist.
Change Management Strategien für eine erfolgreiche Einführung
Veränderungsmanagement umfasst verschiedene Strategien, um Veränderungen in einer Organisation erfolgreich einzuführen. Dazu gehören die Kommunikation von Veränderungen, die Einbeziehung der Mitarbeiter, die Schaffung einer klaren Vision, die Identifizierung von Widerständen und die Implementierung eines unterstützenden Umfelds.
Um Veränderungen erfolgreich einzuführen, ist es wichtig, die Mitarbeiter frühzeitig einzubeziehen und ihnen die Möglichkeit zu geben, Feedback zu geben und Bedenken zu äußern. Eine klare Vision und Kommunikation der Veränderungen sind entscheidend, um die Mitarbeiter zu motivieren und Widerstände zu minimieren. Die Identifizierung und Bewältigung von Widerständen erfordert eine gründliche Analyse der Gründe für die Ablehnung von Veränderungen und die Entwicklung von Lösungen, um sie zu überwinden. Ein unterstützendes Umfeld kann durch Schulungen, Ressourcen und Unterstützung geschaffen werden, um den Mitarbeitern zu helfen, die Veränderungen erfolgreich umzusetzen.
Die wesentlichen Schritte für eine erfolgreiche Einführung von Veränderungen umfassen die Analyse des Status quo, die Entwicklung einer klaren Vision, die Einbeziehung der einzelnen Mitarbeiter, die Identifikation von Widerständen und die kontinuierliche Überwachung und Anpassung der Veränderungsstrategien. Maßnahmen wie Schulungen, Ressourcenbereitstellung und Feedback-Mechanismen sind ebenfalls entscheidend für den Erfolg der Veränderung.
Kundensorge:
"Aber bedeutete das nicht viel Aufwand bei der Umstellung?"
Swisio Konzept:
Es ist wahr: Mit dem Wechsel zur Selbstplanung stellt sich ein Unternehmen grundsätzlichen Fragen der Selbstorganisation und das ist immer ein komplizierter Prozess, bei dem viele Interessengruppen bedacht werden müssen. Die eigentliche Frage ist aber: Können wir es uns leisten an den alten Strukturen festzuhalten? Um langfristig konkurrenzfähig zu bleiben sind Änderungen unumgänglich. Natürlich helfen wir Ihnen bei diesem Prozess mit Rat und praktischen Lösungsvorschlägen, wie wir bereits viele andere Unternehmen geholfen haben.
Wir zeigen Ihnen gerne im Detail, wie wir uns Dienstplanung durch Selbstplanung vorstellen!
Wir sollten uns die Frage stellen, wie wir auf die potenziellen Chancen und Herausforderungen reagieren können, die in der Welt der Digitalisierung auf uns zukommen und wie wir unsere Zukunft schon jetzt proaktiv gestalten können.
Unser erfahrenes Team steht bereit, um Ihnen mit Expertise und Fachwissen zur Seite zu stehen. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören und Sie auf Ihrem Weg zu einem modernen Planungskonzept zu unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit und lassen Sie sich von uns beraten.