Die wichtigsten Fragen zur Dienstplanung im Krankenhaus

Das Wohlbefinden von Mitarbeitenden ist weit mehr als ein weicher Fakto. Es ist ein strategischer Hebel für wirksame, effiziente und nachhaltige Patientenversorgung. Wer sich im Dienstplan gesehen fühlt , arbeitet konzentrierter, engagierter und zufriedener. Das stärkt die Teamdynamik, reduziert Ausfälle und sorgt für Versorgungskontinuität.

Gerade im Krankenhausalltag – ob akademisch geprägt oder regional verwurzelt – kommt es auf ein gutes Gleichgewicht an: zwischen individueller Lebensrealität und betrieblichen
Anforderungen, zwischen Planbarkeit und Flexibilität, zwischen Teamzielen und persönlichen Kompetenzen. 

Wir unterstützen Krankenhäuser und andere Organisationen seit 2001 dabei, genau diese Balance zu erreichen. Mit intelligenter, cloudbasierter Dienstplanung, die Mitarbeitende aktiv einbindet und Prozesse messbar vereinfacht. Drei der am häufigsten gestellten Fragen zur Personalplanung (und unsere Antworten und Ratschläge) sind:

1) Wie überwinden wir den Personalmangel im Gesundheitswesen?

Eine Frage, die wir fast wöchentlich in Gesprächen mit Planern, Personalmanagern und Pflegemanagement hören: „Wie lösen wir den Personalmangel?“ Besonders in Universitätskliniken in Deutschland, wo spezialisierte Pflege die Regel ist, scheint der Mangel strukturell bedingt zu sein. Doch es gibt Verbesserungspotenzial.

Es beginnt mit einem Umdenken. Anstatt einfach mehr Personal zu suchen, müssen wir die vorhandenen Mitarbeiter intelligenter einsetzen. Und hier kommt modernes Workforce Management (WFM) ins Spiel.

Ein gutes WFM-Tool kann mehr als nur Dienstpläne erstellen. Es hilft Ihnen, die Kapazitäten zu optimieren, indem es:
•    Intelligente Aufgabenverteilung – Nicht jede Aufgabe erfordert einen Arzt oder eine Pflegekraft. Durch die Umverteilung von Aufgaben können unterstützende Rollen effektiver genutzt und der Druck auf das Fachpersonal reduziert werden.
•    Technologie als Assistent – Denken Sie an digitale Triage, automatisches Reporting oder KI-gestützte Planung. Technologie ersetzt Menschen nicht, sondern macht ihre Arbeit effizienter und angenehmer.
•     Regionale Zusammenarbeit – Warum sollte jedes Krankenhaus seine eigene Planung durchführen? Durch regionale Zusammenarbeit können wir Personal flexibler einsetzen, Spitzen besser bewältigen und Wissen austauschen.

Das Tolle daran: Dieser Ansatz funktioniert. Krankenhäuser, die ihre WFM-Prozesse modernisieren, erzielen nicht nur eine bessere Personalauslastung, sondern auch eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Denn mal ehrlich: Niemand möchte strukturell überlastet sein.

Ja, der Personalmangel ist eine Herausforderung. Aber er ist kein Hindernis. Er ist ein Rätsel, das wir gemeinsam lösen können – mit intelligenten Tools, Zusammenarbeit und einer neuen Perspektive auf das, was „Planung“ eigentlich bedeutet.

2) Wie schaffen wir Flexibilität, ohne die Pflegekontinuität zu gefährden?

Gerade im Gesundheits- und Pflegebereich ist das eine echte Herausforderung. Der Bedarf ist oft schwer vorhersehbar – und trotzdem muss die Versorgung jederzeit gesichert sein. Also: Wie geht man das an?

Die Antwort liegt nicht in mehr Flexibilität, sondern in 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑟𝑒𝑟 Flexibilität.

Flexibilität neu denken heißt:
•    Nicht nur an Arbeitszeiten schrauben, sondern auch an Funktionen, Standorten und Qualifikationen.
•    Interne Mobilität fördern – wer kann wo noch unterstützen?
•    Eine clevere Workforce Management Lösung nutzen – nicht nur auf Bauchgefühl setzen, sondern auf Daten.
•    Externe Kapazitäten gezielt einbinden – wenn intern nichts mehr geht.
•    Und: Vertragsformen clever kombinieren – feste Teams für Stabilität, variable Kräfte für Peaks.
•    Und: Vertragsformen clever kombinieren – feste Teams für Stabilität, variable Kräfte für Peaks.

Das Ziel ist nicht, alles vorherzusehen, sondern besser vorbereitet zu sein. Wer historische Daten mit aktuellem Wissen und realistischen Erwartungen kombiniert, kann viel gezielter planen – und schneller reagieren.

3) Wie stärken wir die Autonomie der Mitarbeitenden in der Dienstplanung?

Wir sprechen oft von Work-Life-Balance, als ginge es nur um die Anzahl der Arbeitsstunden im Vergleich zur verbleibenden Zeit für Hobbys, Familie oder Entspannung. Doch wahre Balance geht tiefer. Es geht um Energie, mentalen Freiraum und das Gefühl, man selbst sein zu können – sowohl bei der Arbeit als auch privat.

Ein entscheidender Faktor, der dabei oft übersehen wird, ist Teamgeist. In einem Team, in dem Vertrauen, Respekt und Humor vorherrschen, fühlt sich Arbeit weniger wie eine Verpflichtung, sondern eher wie eine gemeinsame Mission an. Man scheut sich nicht, um Hilfe zu bitten, Erfolge zu feiern und Grenzen zu setzen. So fällt es leichter, den Arbeitstag mit einem guten Gefühl zu beenden – und zu Hause wirklich präsent zu sein.

Eine gute Work-Life-Balance bedeutet nicht nur, weniger zu arbeiten, sondern anders zu arbeiten. In einem Umfeld, in dem man sich sicher fühlt, in dem man auch mal scheitern darf und in dem Erfolge geteilt werden, tankt man neue Kraft, anstatt sich zu verausgaben.

Unsere Erfahrung? Teams, die in Verbindung und offene Kommunikation investieren, schaffen Raum für Balance. Ein sinnvoller Zeitplan mit ausreichend Gestaltungsmöglichkeiten für jeden einzelnen Mitarbeiter ist ein guter Anfang. Unsere SaaS-Lösung in WFM Swisio gewährleistet dies.

Möcht ihr mehr über die häufigsten Fragen zu Personaleinsatzplanung und Personalmanagement erfahren – und unsere Antworten, basierend auf fast 25 Jahren Erfahrung im WFM? Als Antwort auf eine Nachricht per E-Mail oder über unsere Website möchten wir Ihrem Team unser kürzlich veröffentlichtes Whitepaper 'Was Sie schon immer über Personaleinsatzplanung in ihrem Krankenhaus wollten' zusenden.

Photo credit: National Cancer Institute (Unsplash)