- So sorgen Dienstplan-Apps für eine effiziente Planung
- Mehr Zeit, weniger Stress: Diese Vorteile bietet die automatisierte Dienstplanung via App
- Smarter planen: Was eine Dienstplan-App können sollte
- Automatisierte Schichtplanung: Wann sich der Umstieg lohnt
- Ein Blick auf die Swisio-App
- Fragen? Swisio berät Sie gerne!
Wir zeigen Ihnen gerne wie Dienstplanung mit Swisio vereinfacht werden kann!
Jederzeit und überall Zugriff auf den Dienstplan
Ein wesentlicher Vorteil ist etwa die Möglichkeit, den Dienstplan von überall aus einsehen zu können. Egal, ob im Büro, zu Hause oder unterwegs – Mitarbeiter sind in der Lage, jederzeit auf die aktuellste Version des Plans zuzugreifen.
Möchte eine Pflegekraft beispielsweise ihren Dienstplan überprüfen, während sie mit Freunden im Park ist, kann sie sich mithilfe der App in Sekundenschnelle über eine anstehende Schicht informieren, ohne den Planungsverantwortlichen kontaktieren oder gar in ihre Arbeitsstelle fahren zu müssen.
Maximale Kontrolle durch individuell anpassbare Benachrichtigungen
In einer dynamischen Arbeitsumgebung ist es wichtig, jederzeit informiert zu sein, ohne ständig gestört zu werden. Dienstplan-Apps bieten deshalb die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu personalisieren: Somit können Mitarbeiter selbst entscheiden, wann und wie oft sie über Änderungen im Dienstplan informiert werden möchten. So kann sich beispielsweise ein Pfleger in einem Seniorenheim nur dann Benachrichtigungen über Dienstplanänderungen auf sein Smartphone schicken lassen, wenn er tatsächlich im Dienst ist. So bleibt er am Wochenende ungestört, kann aber bei Bedarf schnell reagieren, falls es zu einer Anpassung von Schichten kommt. Dadurch wird nicht nur die Kommunikation optimiert, sondern auch die Work-Life-Balance verbessert, da die Beschäftigten ihren Arbeitsalltag besser mit ihrem Privatleben vereinbaren können.
Effektive asynchrone Kommunikation für alle
Die alltägliche Kommunikation unter Kollegen - und dazu zählen ausdrücklich auch informelle Gespräche - ist in vielen Unternehmen unverzichtbar. Bei hohem Arbeitsaufkommen, etwa in einer stressigen Schicht im Krankenhaus, bleibt dem Team meist wenig Zeit für persönliche Gespräche. Auch hier schafft eine Dienstplan-App Abhilfe, indem sie es den Mitarbeitern ermöglicht, direkt im Dienstplan Bemerkungen zu hinterlassen. So kann etwa Pflegerin X in der App eine kurze Nachricht im Dienstplan hinterlassen, dass sie nach dem Dienst einen wichtigen Punkt ansprechen möchte. So sind alle Kollegen informiert und können sich darauf einstellen, ohne dass es zu einer Unterbrechung der Arbeitsabläufe kommt.
Ausfallmanagement neu denken: Flexibilität in unvorhersehbaren Situationen
Die Fähigkeit, unvorhergesehene Ausfälle schnell zu managen, ist entscheidend: Stellen Sie sich vor, Sie sitzen in der U-Bahn und erhalten via App eine Anfrage, ob Sie spontan für eine Schicht einspringen können. Durch eine einfache Antwort über die App kann das Problem oft viel schneller gelöst werden als über endlose Telefonate. Die Flexibilität der App sorgt dafür, dass alle Teammitglieder stets informiert sind und schnell reagieren können - und das ist auch dem Zusammenhalt im Ganzen zuträglich.
Rechtliche Integrität: Gewährleistung von Compliance-Richtlinien
Ein weiterer zentraler Aspekt ist die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Compliance-Richtlinien. Die App sollte sicherstellen, dass Arbeitszeitgesetze und Ruhezeiten eingehalten werden, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Eine App, die Compliance-Richtlinien integriert, sorgt zudem nicht nur für rechtliche Sicherheit, sondern trägt auch zu einem positiven Arbeitsumfeld bei, in dem sich alle Mitarbeitenden wertgeschätzt und respektiert fühlen.
Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch, dass die App auf technologischer Ebene sicherstellen kann, dass Planänderungen nicht gegen Arbeitsgesetze verstoßen. Eine App, die automatische Warnungen ausgibt, wenn eine geplante Schicht die gesetzlichen Vorgaben nicht einhält oder eine Tauschaktion aus Qualifikationsgründen problematisch ist, spart Verantwortlichen viel Zeit und Nerven. So kann die Organisation innerhalb des Teams insgesamt erleichtert und zusätzliche Transparenz geschaffen werden.
Mehr Effizienz und Kostenkontrolle
Die Einführung einer Dienstplan-App kann Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen bringen. Automatisierte Prozesse reduzieren den Verwaltungsaufwand deutlich. Es ist jedoch wichtig, mit Mitarbeitern und Mitarbeitervertretungen im Gespräch zu bleiben, da nicht jeder ein privates Gerät für dienstliche Zwecke nutzen möchte (oder vielleicht gar kein Smartphone besitzt).
Nachhaltige Mitarbeiterplanung: Zufriedenheit und geringere Fluktuation
Ein weiterer entscheidender Aspekt ist die nachhaltige Mitarbeiterplanung. Eine transparente und effiziente Planung sorgt dafür, dass Mitarbeiter zufriedener arbeiten, was wiederum die Fluktuation im Unternehmen senkt.
Zeiterfassung: Die gesetzeskonforme Lösung
Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019 zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet Arbeitgeber, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Auch vor diesem Hintergrund können Dienstplanungs-Apps Unternehmen und Beschäftigten das Leben deutlich erleichtern: Denn anstatt teure Terminals zum Ein- und Auschecken zu installieren oder Mitarbeiter zu verpflichten, ihre Arbeitszeiten nach einer umständlichen und zeitraubenden Registrierung am PC zu hinterlegen, bietet eine App für Mitarbeiter eine benutzerfreundliche Möglichkeit, Zeiten direkt über das Smartphone zu dokumentieren. So gelingt eine nahtlose, fehlerresistente und rechtssichere Zeiterfassung ohne großen administrativen Aufwand.
Die digitale Dienstplanung über eine App bietet nicht nur eine effiziente Lösung zur Planung und Erfassung von Arbeitszeiten, sondern steigert auch die Effizienz, senkt Kosten und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Selbstplanung in drei Runden
So ermöglicht Swisio eine Selbstplanung, bei der die Mitarbeiter in drei transparenten Runden aktiv an der Schichtplanung teilnehmen. In der ersten Runde tragen Mitarbeiter ihre Wunschschichten ein. In den nachfolgenden Runden erfolgt eine Feinabstimmung, bei der Über- und Unterbesetzungen innerhalb des Teams selbstständig angepasst werden, bevor eine Führungskraft den Plan finalisiert.
Flexplanung
Ein weiteres Highlight ist die Flexplanung, die es ermöglicht, kurzfristige Personalausfälle effizient zu managen. Swisio identifiziert dazu verfügbare Mitarbeiter innerhalb des Teams, des Nachbarteams oder in einem externen Springerpool und erleichtert so die direkte Kontaktaufnahme. So lassen sich kurzfristige Ausfälle schnell überbrücken - ganz ohne lange Wartezeiten oder Verzögerungen im Tagesablauf.
Urlaubsplanung und Zeiterfassung
Die Einführung einer Dienstplan-App kann Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen bringen. Automatisierte Prozesse reduzieren den Verwaltungsaufwand deutlich. Es ist jedoch wichtig, mit Mitarbeitern und Mitarbeitervertretungen im Gespräch zu bleiben, da nicht jeder ein privates Gerät für dienstliche Zwecke nutzen möchte (oder vielleicht gar kein Smartphone besitzt).
Nachhaltige Mitarbeiterplanung: Zufriedenheit und geringere Fluktuation
Zusätzlich bietet Swisio ein einfaches Tool für die Urlaubsplanung und unterstützt die Zeiterfassung, was gerade im Hinblick auf das bereits erwähnte EuGH-Urteil von 2019 bedeutsam ist. Mitarbeiter können über die App ihre Schichten einsehen, Urlaubsanträge stellen, Schichten tauschen und ihre Arbeitszeit erfassen. Dies vereinfacht nicht nur administrative Aufgaben, sondern sorgt auch für ein rechtssicheres Arbeiten, da alle erfassten Zeiten direkt dokumentiert werden. Und mit der iCal-Integration von Swisio wird es sogar noch einfacher: Damit können Mitarbeiter ihren Dienstplan direkt in ihren Kalender integrieren, sodass sie immer die neuesten Informationen parat haben.
SaaS-Lösung
Durch den Einsatz als SaaS-Lösung (SaaS: Software-as-a-Service) ist Swisio ohne spezielle Hardwareanforderungen flexibel auf verschiedenen Endgeräten nutzbar. Die App passt sich damit problemlos in bestehende IT-Strukturen ein und bietet eine skalierbare, mobile Lösung für Unternehmen jeder Größe.
Sie möchten wissen, wie sich eine effektive Dienstplanung via App in Ihrer Organisation am besten umsetzen lässt? Dann sprechen Sie uns gerne an!