Im Gespräch mit Herrn Thorsten Christiansen, stellvertretender Personalleiter und Verantwortlicher für Personalcontrolling und Arbeitszeitmanagement am St. Franziskus-Hospital, wird schnell klar: Die Einführung von Swisio war ein echter Gamechanger – für die Mitarbeitenden, die Planer und das gesamte Haus.
Von Papierchaos zur digitalen Selbstplanung
Früher war Dienstplanung im Krankenhaus oft ein mühsames Unterfangen. Wunschbücher, Zettelwirtschaft und stundenlange Planungsarbeit waren an der Tagesordnung. Eine Stationsleitung berichtete sogar, dass sie bis zu zwei Tage pro Monat nur mit der Dienstplanung beschäftigt war. Heute? Dank Swisio und der Möglichkeit zur Selbstplanung brauchen viele Stationsleitungenen nur noch zwei bis drei Stunden – eine Zeitersparnis von rund 75 %!
Die Mitarbeitenden können ihre Dienstwünsche jetzt bequem von zu Hause aus über Smartphone oder Tablet eintragen. Das ist nicht nur moderner, sondern auch ein echter Servicegewinn. Urlaubsanträge auf Papier gehören der Vergangenheit an – alles läuft digital und transparent.
Einfach, intuitiv und mitarbeiterfreundlich
Was Herrn Christiansen besonders an Swisio schätzt, ist die einfache Bedienbarkeit. Als Administrator war ihm wichtig, dass das System intuitiv funktioniert – und genau das tut es. Auch die Mitarbeitenden kommen gut zurecht, was die Akzeptanz im Haus deutlich erhöht hat.
Ein weiterer Pluspunkt: Die Integration gesetzlicher Anforderungen wie PPBV (Pflegepersonalbemessungsverordnung) und PpUGV (Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung). Swisio ermöglicht es, diese Meldungen effizient und korrekt zu erstellen – ein echter Vorteil für das Controlling.
Ein Projekt mit Rückenwind
Die Einführung von Swisio im St. Franziskus-Hospital war nicht nur erfolgreich, sondern auch bemerkenswert schnell und professionell umgesetzt. Ein Schlüssel zum Erfolg war laut Herrn Christiansen die interne Projektleitung durch Frau Baron, die mit viel Struktur, Engagement und Erfahrung das Projekt koordinierte. Gemeinsam mit Frau Bhend bildeten sie ein starkes Team, das Schulungen organisierte, Fragen beantwortete und die Einführung eng begleitete.
Feedback aus dem Haus: überwiegend sehr positiv
Natürlich lief nicht alles reibungslos – kleinere Startschwierigkeiten und vergessene hausinterne Regelungen gab es. Doch insgesamt war die Rückmeldung aus den verschiedenen Abteilungen sehr positiv. Viele Mitarbeitende schätzen die neue Transparenz, die bessere Übersicht über Überstunden, Urlaube und Zuschläge sowie die einfache Handhabung.
Weniger Papier, mehr Effizienz
Ein oft unterschätzter Vorteil: Der drastisch reduzierte Papierverbrauch. Urlaubsanträge, Arbeitszeitnachweise und andere Dokumente müssen nicht mehr ausgedruckt und durchs Haus geschickt werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven – und ist ganz nebenbei auch noch umweltfreundlicher.
Zusammenarbeit mit Swisio: sympathisch und professionell
Herr Christiansen lobt das Team von Swisio ausdrücklich: „Alle super nett und motiviert.“ Besonders hervorgehoben wird die sympathische und lösungsorientierte Zusammenarbeit mit den Ansprechpartnern. Ein kleiner Kritikpunkt: In den ersten Wochen nach der Einführung hätte man sich eine noch intensivere Betreuung gewünscht, um schneller auf Fragen und Probleme reagieren zu können.
Wünsche für die Zukunft
Für die Zukunft hat Herr Christiansen klare Vorstellungen: Eine integrierte Abwesenheitsplanung steht ganz oben auf der Wunschliste. Auch die internen Auswertungsmöglichkeiten könnten aus seiner Sicht benutzerfreundlicher gestaltet werden. Besonders für Häuser, die kein zusätzliches Analytics-Modul nutzen, sei die aktuelle Lösung zu kompliziert.
Ein weiteres Thema: Die Flexibilität bei der Definition von Diensten. Aktuell können Dienste nur einmal angelegt werden, was bei unterschiedlichen Anforderungen in verschiedenen Abteilungen zu Problemen führt – etwa bei der farblichen Darstellung oder der Zählung von Früh-, Spät- und Nachtdiensten. Hier wünscht sich Herr Christiansen noch mehr Anpassungsmöglichkeiten, um den individuellen Bedürfnissen besser gerecht zu werden.
Fazit: Ein großer Schritt nach vorn
Trotz kleinerer Herausforderungen ist die Einführung von Swisio im St. Franziskus-Hospital ein voller Erfolg. Die Mitarbeitenden profitieren von mehr Transparenz und Selbstbestimmung, die Planer von enormer Zeitersparnis, und das Haus insgesamt von einer modernen, zukunftsfähigen Lösung. Oder wie Herr Christiansen es ausdrückt: „Wir kommen aus der Steinzeit und fliegen jetzt zum Mond.“